Conheça e saiba utilizar em seu negócio.
A ferramenta de gestão 5W2H tem a função de fazer uma sequência lógica de ações e dizer quais serão os encarregados de realizar elas para alcançar metas e objetivos determinando o que será feito, por que, onde, quando, por quem, como e quanto é o custo do processo. Essa, assim como outras ferramentas postadas no blog, faz parte das 7 ferramentas da qualidade.
O que é 5W2H?
Podemos dizer que o 5W2H é um guia para realizar um processo, dizendo as ações que precisam ser realizadas de maneira completa, porém simples, para que todos os envolvidos entendam. Como uma lista de atividades que precisa ser feito, ele mostra o que será feito, quem será responsável, o tempo de realização, o local onde será realizado, os motivos para que essa atividade está sendo feita, como será feito e quanto custará para os cofres da empresa. É importante que todas essas etapas estejam claras, porém detalhadas e de fácil entendimento.
O que significa
A sigla 5W2H são iniciais de palavras em inglês que correspondem a 7 passos para estabelecer um processo com clareza, onde eliminará dúvidas sobre o processo. São eles:
5W
• WHAT: O que será feito? (Objetivo, meta).
Nessa etapa o problema identificado deve ser detalhado junto com as atividades que serão realizadas.
• WHY: Por que será feito? (Motivo, benefício).
Por que a atividade vai deve ser feita? Momento de levantar os motivos que sejam plausíveis para realização da tarefa. Não apenas dizer o motivo, mas também quais os benefícios que irá trazer.
• WHO: Quem fará? (Responsável, equipe).
Aqui é onde identificamos quem será o responsável pelas ações que serão realizadas. Mas não pense apenas no responsável, pense nas pessoas envolvidas no processo, como a equipe.
• WHEN: Quando será feito? (Data, cronograma).
Todo planejamento deve ter algum cronograma. Qual será o prazo para ser feito? Quando começa? Quando termina?
• WHERE: Onde será feito? (Local, departamento).
Nessa etapa é determinado o local que será feito a atividade planejada.
2H
• HOW: Como será feito? (Atividade, processo).
Como todo o processo descrito nas etapas anteriores será feito. Como as ideias planejadas serão postas em ação para atingir o objetivo? É importante detalhar as ações para não haver desentendimento na equipe envolvida.
• HOW MUCH: Quanto custará? (Custo, quantidade)
Essa é a última etapa e não menos importante. Aqui é onde vamos calcular todos os custos envolvidos em nosso planejamento para alcançar o objetivo. São todos os tipos de gastos como com equipamentos, pessoas, processos, entre outros.
Como utilizar
Antes de utilizar a ferramenta 5W2H é de extrema importância pensar em estratégias para identificar os problemas e como solucionar eles. Uma técnica bem comum utilizada é o Brainstorm para analisar um fato por diversas perspectivas diferentes, outras duas ferramentas da qualidade que ajudam a identificar um problema são 5Porquês e o Diagrama de Ishikawa, que pode ser conferido em nosso blog. Mas mesmo com a utilização de ferramentas, devemos nos atentar em alguns detalhes.
• Faça levantamento de ações para identificar o problema raiz, em outras palavras, do que realmente quer se analisar olhando o problema por diferentes perspectivas. Por exemplo, um problema de fechamento de caixa pode ser tanto do colaborador que fez errado quanto da maquina que está ruim.
• Quando realizar uma ação para solucionar um problema, tenha certeza que ela não gere outros. Se vier a causar, pense em outras ações para sana-las;
• Pense em múltiplas soluções para o problema em questão, assim analisando todos eles para verificar seus custos e a real eficácia.
A utilização de ferramentas de gestão no seu projeto é super prático e não tem mistérios, além de ser um método criado a base de estudos, ele sempre vai gerar um resultado melhor do que se imagina. Muitas pessoas podem pensar que levar essas informações do projeto para o papel é perda de tempo ou não faz diferença, mas depois que realizamos essa prática é que ela demonstra ser super eficiente e trazendo reais resultados no futuro. Veja nos exemplos a seguir como utilizar o 5W2H na prática:
Exemplo 1
Vamos supor que o almoxarife da sua empresa analisou que o estoque atualmente está incompleto, poise o número de vendas cresceu e precisa de mais produtos para atender uma demanda. Antes falar com o responsável pelas compras, é fundamental preencher os 7 passos da ferramenta respondendo às perguntas:
• O que será feito? (What): Comprar mais produtos para o estoque;
• Por que será feito? (Why): Não está conseguindo entregar no prazo;
• Quem fará? (Who): Setor de compras e almoxarife;
• Quando será? (When): No final do mês;
• Onde será feito? (Where): Setor de compras
• Como será feito? (HOW): Setor de compras irá realizar a compra de mais produtos para o estoque e irá informar para a equipe responsável pelo almoxarife registrar e estocar no local apropriado.
• Quanto custará? (HOW MUCH): Custará R$30.000 uma quantidade de X produtos.
E dessa forma vamos respondendo todas as perguntas. Pode acontecer de aparecer dificuldade na hora de preencher certas questões, mas não deixe de preencher. Todo levantamento é necessário. Novamente, 5Porquês e o Diagrama de Ishikawa são ferramentas que ajudam a identificar suas necessidades de maneira mais eficiente. Dê uma olhada nesses artigos caso não conheça.
Exemplo 2
Nesse exemplo vamos conferir uma forma de preenchimento que deixa a metodologia mais visual. Podemos preencher as questões dessa ferramenta numa folha de papel, num bloco de notas, ou em planilhas do Excel. O que for mais no dia-a-dia da organização. O importante é padronizar o modelo criado.
A primeira coisa que vamos fazer é colocar todas as 7 perguntas no topo da planilha e vamos entrar em detalhes sobre a tarefa que será feita, como será realizada, quem será o responsável, data de início e fim, local onde será feito, por que atividade será realizada e qual será o valor ($) de todo processo. As perguntas devem ser respondidas de formas detalhadas, porém, de fácil compreendimento. Quando estiver tudo preenchido, é hora de divulgar o plano de ação na organização, principalmente para as partes interessadas que vão estar envolvidas diretamente, para evitar qualquer tipo de falha.
Como todo plano de ação, ele deve ser revisado com frequência com a intenção de balizar as medidas tomadas, para ver se estão dando certo e realizar atualizações necessárias. O plano mesmo estando bem detalhado, mostrando quais são os objetivos e metas que se deseja alcançar, imprevistos e contratempos sempre podem acontecer. Então rever os planos é tão importante quanto fazer o plano. Uma ótima ferramenta que ajudará a rever os seus planos é o Ciclo PDCA, também disponível em nosso blog.
O Plano de Ação quando criado e posto em papel, serve como um checklist de verificação de andamento do projeto, o que foi concluído e o que está pendente.
Entre em contato com a SolarPlex para tirar dúvidas ou se deseja implementar essa ferramenta na sua empresa.
Escrito por André Victor Moreira Costa
Não se esqueça de acessar o link onde explicamos o que é “5Porquês” - https://www.solarplex.com.br/blog/item/44-5-porques
Diagrama de Ishikawa - https://www.solarplex.com.br/blog/item/46-diagrama-de-ishikawa
Ciclo PDCA - https://www.solarplex.com.br/blog/item/51-conheca-a-ferramenta-pdca
