Conheça a ferramenta PDCA

E saiba utilizar em sua empresa

Quando o assunto é Gestão de Qualidade podemos identificar a existência de diversas ferramentas, como vimos aqui no blog a 5porquês. Todas essas ferramentas servem para melhorar todos os tipos de processos. Muitas ferramentas ficaram conhecidas e usadas ao redor do mundo, uma delas é o PDCA, também conhecida como Ciclo PDCA ou Ciclo de Deming, a qual iremos abordar nesse artigo.

O Ciclo PDCA foi idealizado com a ideia de melhora continua de processos, podendo ser de um já existente ou de um que está sendo planejado. Assim como a maioria das ferramentas de qualidade, ela é simples e, quando bem aplicada, traz melhorias impactantes na empresa.

Essa ferramenta é simples e eficiente mas por ser um pilar forte e super importante, no que se diz respeito a gestão e planejamento, as normas ISO foram criadas em cima dela, como a ISO 9001,ISO 41001, ISO 27701, entre outras que você pode conferir em nosso blog.

O que é PDCA?

Primeiro precisamos entender que essa ferramenta se trata de um ciclo continuo. Em outras palavras, todo processo envolvido é construído de modo que as atividades e práticas devem ser feitas continuamente pela empresa com a intenção da melhora continua sempre buscando melhores resultados. A sigla PDCA significa Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar), Act (Agir). Em 4 passos simples, o ciclo PDCA resume e da ênfase na manutenção de práticas e aprimorando da qualidade no projeto. O PDCA pode ser aplicado por qualquer pessoa ou organização. Essa ferramenta comumente é utilizada quando se planeja criar um novo produto ou serviço, porém pode ser utilizado em qualquer caso onde se busca melhoria de algum processo.

Planejar (Plan)

Esse é a primeira etapa. Ela consiste em definir objetivos e metas para cada processo, definidas pelo cliente ou para atingir certo público alvo. Os processos podem ser a criação de um bem ou serviço, porém sempre pensando nas políticas internas da empresa.

Tendo isso em mente, o planejamento deve ter alguns itens, por exemplo:

• Identificar possíveis problemas que impeçam o projeto de ir para frente
• Estabelecer Metas
• Análise do Fenômeno
• Análise do Processo
• Plano de Ação

Fazer (Do)

Nesse segundo passo, tudo que foi idealizado será posto em pratica, assim os envolvidos no processo deverão estar alinhados com todo planejamento, sendo assim treinamentos poderão ser necessários. O processo é realizado conforme foi idealizado no primeiro passo. Nessa etapa, dados devem ser registrado para análise posterior.

Checar/Verificar (Check)

O terceiro passo é realizado de acordo com o segundo passo. Aqui analisamos se tudo que foi planejado está sendo feito de forma a atingir o objetivo final, verificando se cada parte do processo está cumprido o que foi proposto. Quando checamos é quando vemos se existe algum tipo de erro, divergência ou falhas que atrapalhem alcançar os objetivos de acordo com uma análise de indicadores.

Por exemplo:

• Fabricar mil
• Satisfação do cliente
• Produto entregue no prazo

Agir (Action)

Observando o terceiro passo, Checar, vemos as possíveis falhas e se o objetivo foi alcançado. Se o objetivo não foi alcançado ou teve falhas no processo, os objetivos ou falhas têm que ser revistos para melhorar o processo, então essa etapa se fecha e reinicia o ciclo.

Como utilizar o Ciclo PDCA da melhor forma?

A ferramenta pode ser usada de qualquer jeito, desde que seguindo seus passos, em outras palavras, não existe um caminho errado. O Ciclo PDCA é uma ferramenta extremamente versátil e adaptável para qualquer tipo de processo, podendo seus utilizado pela padaria perto da sua casa ou multinacionais como Google.

Como é um de uso exclusivamente único para cada situação, cara empresa terá sua própria técnica de usar e implementar a ferramenta.

Como não existe um padrão para se implementar o ciclo, você pode usar outras ferramentas e técnicas de gestão em conjunto, que só irão agregar mais, como o uso da ferramenta 5Porquês que vimos no começo do texto, ou o Diagrama de Ishikawa. O objetivo é sempre alcançar melhores resultados e atingir as expectativas definidas.

Exemplo de PDCA na prática

Planejar (Plan)
Pense num líder de equipe que irá criar um novo aplicativo para celular. O planejamento começa em dividir as tarefas pensando nas metas de entrega da equipe e o que cada um terá que fazer.

Executar (Do)
Depois do planejamento, a equipe irá começar a criar os códigos e design do aplicativo, para ele ir ganhando forma, utilizando as ferramentas adequadas para a tarefa. Os colaboradores costumam trocar informações e arquivos para chegar no objetivo final do projeto.

Verificar (Check)
Em algum momento do dia, geralmente no final, o líder irá analisar o que todos estão fazendo, se está alinhando com a criação do aplicativo. Ele irá analisar individualmente ou a equipe como um todo, mas vai olhar se o projeto está avançando e chegando mais próximo a entrega.

Agir (Action)
A entrega do aplicativo foi um sucesso. Entregue na data prevista e atendendo todos os quesitos do cliente, não houve relação. O líder da equipe analisando todos esses fatos, se pergunta se não poderia entregar mais rápido, agilizando o processo, ou até mesmo de fazer esse cliente realizar elogios em redes sociais. O líder troca essa experiencia com seus superiores e outros colegas para ver o que eles acham e se tem alguma dica para o ajudar.

Assim se encerra o ciclo PDCA e nasci um outro com novas ideias para melhoria.

Entre em contato com a SolarPlex para tirar dúvidas ou se deseja implementar essa ferramenta na sua empresa.

Escrito por André Victor Moreira Costa

Artigos citados para melhor compreensão:

• 5Porquês - https://www.solarplex.com.br/blog/5-porques
• Diagrama de Ishikawa - https://www.solarplex.com.br/blog/diagrama-de-ishikawa
• Não Conformidade - https://www.solarplex.com.br/blog/o-que-e-nao-conformidade-e-para-que-serve
• ISO 9001 - https://www.solarplex.com.br/blog/webinar-iso-41001-casos-reais-de-certificacoes-e-a-relacao-com-a-iso-9001
• ISO 41001 - https://www.solarplex.com.br/blog/iso-41001
• ISO 27701 - https://www.solarplex.com.br/blog/o-que-e-a-iso-27701