Ferramenta Scrum para Gerenciamento de Projeto

Entenda a ferramenta e aprenda utiliza-la

O Scrum aborda a gestão de projetos e foi desenvolvida por Jeff Sutherland, em meados dos anos 90. Suas pesquisas realizadas chegaram até empresas japonesas e seus métodos de planejamento. Baseando suas pesquisas nisso, Sutherland criou o Scrum. Logo após diversos acertos usando seu método, o Scrum se tornou popular e começou a criar adeptos rapidamente ao redor do mundo do desenvolvimento de projetos.

Quando piloto da aeronáutica, para Sutherland, foi viável traçar um paralelo entre processo de gestão e finalização de projeto com a tarefa de pousar um avião.Com sua experiencia de piloto e de acordo com ela, o maior desafio que existe na hora de pousar um avião é o fato de não haver um método exclusivo para tal feito. Desse jeito, a todo momento, o piloto em trabalho de pouso necessita realizar ajustes para adequar a aeronave para a pista ou rota de pouso. O mesmo acontece em grandes ou pequenos projetos, que envolve uma quantidade considerável de colaboradores e uma enorme complexidade de atividades.

O Scrum é uma ferramenta de gestão que é usada para implementar o desenvolvimento dinâmico e ágil de um projeto. A estrutura dessa ferramenta pode ser benéfica para diferentes tipos de projetos que necessitem dessa versatilidade. “O método Scrum pode ser usado para qualquer tipo de projeto complexo, a ressalva é que ele funciona melhor quando há um produto concreto que está sendo produzido” fala David Matthew, Scrum Master Certificado pelo Incentive Technology Group.

O Scrum tem sido usado ao redor do mundo por vários tipos de organizações, de agencias de investigação a agências de marketing e equipes de construção. Se você for produzir algum tipo de projeto, seja ele um novo software ou uma campanha de marketing para aumentar vendas, a ferramenta Scrum irá te ajudar a organizar suas tarefas, a equipe e ter mais trabalho feito em menos tempo.

Nesse tópico, vamos separar as primeiras etapas para se iniciar o Scrum:

•  Começa com o Dono de Produto (Product Owner). Esse indivíduo é que ilustra melhor os interesses do usuário final, sabendo melhor o destino do produto final, e tem autoridade para dizer o que vai fazer parte do produto final ou não.

•  Esse Dono do Produto é encarregado de fazer o chamado Backlog. Backlog é uma espécie de lista de tarefas das exigências e necessidades do produto final. É uma parte extremamente importante. O Backlog deve estar uma ordem de prioridade de entrega e desenvolvimento. Esse é o trabalho do Dono do Produto ditar a relevância.

•  Exemplo: Se eu estivesse usando o Scrum para projetar um smartphone, itens como "Tipo de processador utilizado" estaria entre os primeiros da lista, porque um smartphone não pode funcionar sem ele. "Deve ser pintado de vermelho" é uma tarefa menos importante da lista; ela ainda pode ser importante para mim, mas não é um requisito imprescindível para que o celular possa ser construído.

• Em seguida vem o “Sprint”. Sprint é um intervalo de tempo pré-estabelecido o qual a equipe completa tarefas estabelecidas no Backlog. O período de tempo depende das necessidades da equipe, mas duas semanas é um tempo bastante comum, porém esse padrão de tempo não é uma regra e pode variar de acordo com a necessidade do projeto.

•  As equipes fazem uma reunião todos os dias para fazer atualizações sobre o andamento do Scrum diário. É uma reunião rápida que pode ser feita tanto presencialmente como via remota via grupos na internet. O importante dessa reunião é dizer aos membros do grupo o que está acontecendo para todos se manterem informados.

•  Foco na entrega. É hora de começar a trabalhar nesse Sprint. Os membros da equipe trabalham em suas tarefas e todo mundo verifica seu progresso na Reunião Diária, o Daily Scrum Meeting. Essa reunião não pode ter mais do que 15 minutos de duração e responde a três perguntas: No que você trabalhou ontem? No que você vai trabalhar hoje? Existe alguma coisa travando o seu trabalho de hoje, no que você precisa de ajuda?

• Cada Sprint termina com uma revisão, ou Retrospectiva, onde a equipe analisa seu trabalho e discute maneiras de melhorar o próximo Sprint.

•  Com o seu primeiro Sprint terminado, é hora de começar tudo de novo. Escolha mais tarefas do Backlog e repita o processo até ter concluído todas as atividades de entrega do projeto.

O Scrum Master é o membro responsável por ajudar a todos os membros envolvidos a entender e abraçar os valores, princípios e práticas do Scrum.

Agindo como um tipo de treinador(coach), executando a liderança do processo e ajudando a equipe Scrum (e o resto da organização) a desenvolver sua própria abordagem do Scrum, que tenha o melhor desempenho, respeitando as particularidades da organização.

Também cabe ao Scrum Master o importante papel de facilitador no desenvolvimento de projetos. O dever dele é ajudar a equipe a solucionar problemas e fazer melhorias no uso do Scrum, sendo o responsável por proteger a equipe contra interferências externas e assumindo um papel de liderança na remoção de impedimentos que possam atrapalhar a produtividade.

O Scrum Master Normalmente não tem autoridade e autonomia para exercer o controle sobre a equipe de colaboradores, o que o diferencia do papel tradicional do Gerente de Projeto. Para entender o que é Scrum Master de verdade, o Scrum Master deve agir como um verdadeiro líder, não como um gerente.

Você não precisa de experiencia, certificado ou de equipamentos avançados para começar.

“Você só irá precisar de um lugar para organizar suas ideias. Pode ser um software de planejamento, como Trello ou próprio Excel, ou mesmo um quadro branco ou uma folha de caderno. Você precisa dos diferentes papéis, como o Dono do Produto e o Scrum Master.
 
Se você quer inovar e deixar para trás alguns métodos antigos, não acha que está na hora de usar o Scrum?

Uma das coisas mais importantes no Scrum é a ideia de transparência de todo projeto. Todos os envolvidos precisam fazer parte e estarem cientes o que os outros estão fazendo, os progressos de suas entregas de tarefas que estão acontecendo e aonde a equipe quer chegar. Por isso que dar visibilidade, deixar tudo de forma clara e explicita é fundamental para esse tipo de ferramenta de gestão.

Uma boa parte disso está no Quadro Scrum. É o lugar onde você escolheu para organizar seu Backlog, assim como tarefas que estão sendo trabalhadas no Sprint atual e seu andamento. Como citado anteriormente, Trello ou um quadro branco podem servir para essa atividade.

Quadros Scrum podem ser tão simples quanto um quadro branco com notinhas de papel para cada tarefa. Ou tão complicados quanto um software especializado, com gráficos e ferramentas de acompanhamento de tarefas. Independente da sua ferramenta para o uso do Quadro, o importante é dar o primeiro passo e começar.

Tenha em mente que, embora tudo citado a cima, os dois principais pontos do Scrum são: acompanhamento de perto constante, dessa maneira também é mais fácil motivar a equipe, e manter o registro das tarefas de forma visual. Muito mais que uma ferramenta ou método, o Scrum é uma mudança estrutural para os quais sua empresa, ou seu projeto, precisa se preparar para poder obter os ganhos que essa ferramenta pode proporcionar.

A ferramenta Scrum, a princípio, pode ter sido criado inicialmente pensando em equipes de desenvolvimento de software, certamente você pode aproveitar os conceitos e práticas ágeis para dar mais dinamismo e velocidade a seus projetos, independente do setor ou área da empresa que atue.